高校基于精細化管理的數(shù)字化校園建設研究

文章出處：http://m.dipdnbxp.cn 作者：王錢永   人氣： 發(fā)表時間：2011年11月16日

    近年來，精細化管理已在企業(yè)管理中普通采用。精細化管理是一種理念和文化，最早由豐田公司提出，是源于一種管理理念，是建立在常規(guī)管理的基礎上，將社會分工和服務質(zhì)量精細化，并將常規(guī)管理引向深入的思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式，是現(xiàn)代管理的必然要求。

    隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展和廣泛使用，為精細化管理提供了強而有力的技術(shù)手段和支撐平臺。兩者系統(tǒng)、有機的應用結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)精細化與信息化的同步運行，解決管理中精細與效率的矛盾，最終促進傳統(tǒng)管理中粗放模式的改變。所以，必須加強信息化建設，提高精細化管理水平。

    一、高校精細化管理的內(nèi)涵及其要素分析

    學校精細化管理是緊緊圍繞以人為本的管理理念，以精心的態(tài)度，精心的過程，落實細節(jié)管理，實現(xiàn)學校管理效益最大化和最優(yōu)化的一種現(xiàn)代管理思想，是建立在規(guī)范管理基礎上，對學校規(guī)范管理的科學提升。其內(nèi)涵應包含：一是“精”，即學校管理工作的重點要突出。學校工作開展的基礎是要切合實際，要根據(jù)實際確定每個時期的工作重點，重點工作重點做，才能把握住方向，才能立竿見影出效益。二是“細”，即學校管理工作的覆蓋環(huán)節(jié)要全。需要法治，也需要人治，但最重要的是法治，只有具備了一套完整而又詳盡的規(guī)章制度，才能做到事事有章可循。“細”的另一方面含義是要“小”。從小處著眼，從小事抓起，才能真正落實精細化管理。三是“化”，即學校管理工作要制度化，學校制度內(nèi)化為師生自覺遵守的行為規(guī)范。重點強調(diào)把制度落實要到位并內(nèi)化為自覺行動。

    高校精細化管理的實施須遵循以下主要原則：（1）數(shù)據(jù)化原則。強調(diào)用數(shù)據(jù)說話、用數(shù)據(jù)分析、用數(shù)據(jù)要求、用數(shù)據(jù)檢驗。（2）程序化原則。程序化管理，是把工作事項或任務，沿縱向細分為若干個前后相連的工作單元，將工作過程細化為工作流程，然后進行分析、簡化、改進、整合和優(yōu)化。（3）操作性原則。就是使制定的規(guī)則具有可操作性，而且要對實施過程要有措施進行監(jiān)控。（4）標準化原則。就是要統(tǒng)一學校中各類管理活動的標準，這是做到規(guī)范化的核心內(nèi)容和基本保證，也是實現(xiàn)操作性的前提條件。標準化體現(xiàn)著嚴格的組織紀律性，有利于克服管理的隨意性和無序性，體現(xiàn)了“依法治校”管理的思想。

    二、高校信息化現(xiàn)狀及主要問題

    高校信息化建設一般需經(jīng)歷系統(tǒng)集成、應用集成、信息集成、社會集成等四個階段，到目前，各高校校園網(wǎng)基礎設施建設已初具規(guī)模，大多數(shù)高校正處在第二或三階段。但從整體上看，數(shù)字化校園服務體系并不完備，信息化應用水平不高，主要表現(xiàn)在：（1）信息孤島現(xiàn)象比較嚴重。不同時期由不同人員分別建立研發(fā)的信息系統(tǒng)，沒有遵循統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，數(shù)據(jù)格式也不盡相同，造成了應用系統(tǒng)各自獨立，無法相互有效訪問數(shù)據(jù)和共享服務，形成了網(wǎng)絡環(huán)境下的信息孤島。（2）缺乏數(shù)字化校園建設的總體規(guī)劃和統(tǒng)一部署，管理系統(tǒng)和信息資源分散，校內(nèi)各部門信息化建設各自為政，資源浪費和重復建設現(xiàn)象普遍存在。（3）公共服務資源、信息資源匱乏，數(shù)字圖書、網(wǎng)絡教學平臺、學科資源平臺、決策服務系統(tǒng)等建設嚴重滯后。

    我們認為上述問題和風險，也可以通過信息化建設過程中的精細化管理得以有效的解決和合理的規(guī)避。

    三、面向精細化管理的數(shù)字化校園建設

    高校精細化管理的實施需要較高的信息化水平，隨著高校信息化建設的深入， 高校內(nèi)部基本實現(xiàn)了各自業(yè)務系統(tǒng)的建設，如人事系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等等，基本具備實行精細化管理的硬件條件。但數(shù)字化校園建設作為一項綜合的系統(tǒng)工程，關(guān)系到學校工作的方方面面，對高校的管理工作也有著深遠的改革和創(chuàng)新意義，所以，我們必須適應時代發(fā)展潮流，結(jié)合精細化管理的創(chuàng)新理念，科學規(guī)劃、合理部署信息化建設工作。

    （一）規(guī)劃建設思路

     主要是通過數(shù)字化校園的信息資源規(guī)劃，加強頂層設計，建立高校的業(yè)務模型、功能模型、用戶模型、權(quán)限模型、信息模型、數(shù)據(jù)模型和數(shù)據(jù)標準；采用統(tǒng)一系統(tǒng)架構(gòu)，強化統(tǒng)一建設，將信息系統(tǒng)的三要素（數(shù)據(jù)、流程、技術(shù)）分離，實現(xiàn)業(yè)務與技術(shù)發(fā)展的無關(guān)性，達到良好的系統(tǒng)可擴展性；加強數(shù)據(jù)的規(guī)劃、組織與管理，整合數(shù)據(jù)資源，構(gòu)建集成數(shù)據(jù)環(huán)境；關(guān)注用戶行為，了解用戶需求，規(guī)劃良好的用戶環(huán)境，建立以人為本的用戶環(huán)境。

    首先是構(gòu)建數(shù)字化校園數(shù)據(jù)中心，制定統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準，規(guī)范接口技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，消除“信息孤島”，這是高校推進信息化和精細化管理的基礎；其次，通過分析精細化管理的內(nèi)涵特點，科學規(guī)劃數(shù)字化建設的項目，整合現(xiàn)有各個系統(tǒng)的服務功能和信息資源，合理分析有關(guān)信息，為學?？茖W決策服務；最后，以師生為本，充分挖掘和豐富各類網(wǎng)絡信息資源、公共服務資源，不斷將精細化管理落實到高校教學、科研、社會服務等三大主要功能中。

    （二）通過信息化平臺實現(xiàn)精細化管理

    高校管理精細化必須是高校管理信息化。通過分析高校職能部門工作的內(nèi)容和特點，將精細化管理的內(nèi)容主要分為精細化預算管理、精細化流程管理、精細化成本管理、精細化時間管理、精細化質(zhì)量管理、精細化組織管理等六項。學校信息化建設必須全面結(jié)合并有效實現(xiàn)上述管理目標，將精細化管理和信息化真正落到工作實處。

    1．基于信息化的精細化預算管理

    預算管理是提高效益和控制成本的主要手段，就高校而言， 好的計劃預算是成功的一半。通過事前調(diào)研、事中監(jiān)督和事后評估對預算全程控制、全面管理， 從而使部門的預算有依據(jù)、可操作、能動態(tài)調(diào)整， 進而確保預算重點突出、統(tǒng)籌兼顧。以此，學校在數(shù)字化校園規(guī)劃建設時，將財務系統(tǒng)信息、科研系統(tǒng)信息、人事系統(tǒng)系統(tǒng)信息、學生系統(tǒng)信息、教務系統(tǒng)信息等通過數(shù)據(jù)中心，進行數(shù)據(jù)信息有效地整序，按財務預決算辦法，經(jīng)科學綜合的對學校上一年各部門、學院經(jīng)費使用情況統(tǒng)計分析，以此來決策下一年合理的預算方案。有利于學校合理籌集資金、科學編排預算、合理使用經(jīng)費、提高預算效率。

    2．基于信息化的精細化流程管理

    其目的在于梳理高校各級職能部門的工作思路， 明確部門工作的步驟方法， 辨別部門工作的關(guān)鍵節(jié)點。精細化流程管理要求各級職能部門具體業(yè)務的運作要有一個流程規(guī)范， 通過流程規(guī)范控制好每一道流程， 減少工作的失誤， 同時顯著地提高工作效率和質(zhì)量。學校規(guī)劃建立一站式迎新系統(tǒng)和畢業(yè)離校系統(tǒng)，公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，一卡通系統(tǒng)等等。采用消息驅(qū)動機制，實現(xiàn)管理工作流程控制自動化，通過優(yōu)化、簡化流程，提供高效快捷服務。

    3. 基于信息化的精細化成本管理

    高校的精細化成本管理首先要建立部門完善的財務制度，要求核算部門與財務有關(guān)的行為，通過減少支出的中間環(huán)節(jié)， 抓好節(jié)能降耗， 采用先進技術(shù)和科學管理手段， 壓縮一般性支出， 提高辦公用品利用率和再利用率來全面降低組織成本。學校規(guī)劃建立資產(chǎn)管理系統(tǒng)、設備招標和采購系統(tǒng)、大型實驗設備及實驗數(shù)據(jù)的共享。從而完善財務管理制度，優(yōu)化資產(chǎn)配置，盤活存量，控制成本，提高資金使用效益。

    4．基于信息化的精細化時間管理

    精細化時間管理要求規(guī)劃高校各能部門日常工作的順序，合理地分配每一位成員的時間，在保障質(zhì)量和效率的前提下實現(xiàn)時間的科學管理和最大利用。因此，精細化時間管理探究的是時間付出的邊際效用最大化，要堅持以人為本的原則，將日常工作按重要性和緊迫性兩個維度進行劃分，按照“重要性高、緊迫性高”、“重要性低、緊迫性高”、“重要性高、緊迫性低”和“重要性低、緊迫性低”的順序安排組織工作。高校在信息化建設規(guī)劃時，可以建立協(xié)同辦公系統(tǒng)、科研協(xié)作平臺、網(wǎng)絡視頻會議系統(tǒng)等等。以此打通業(yè)務壁壘，提高工作效率。

    5．基于信息化的精細化質(zhì)量管理

    工作質(zhì)量和服務水平是衡量高校各職能部門工作的重要標準。所謂“細節(jié)決定成敗”， 高校應將精細化質(zhì)量管理貫穿工作始終， 這就要求建立一套質(zhì)量管理和質(zhì)量保障的規(guī)章制度， 全員參與，全過程控制工作各環(huán)節(jié)的質(zhì)量因素。人才培養(yǎng)質(zhì)量關(guān)系到學校聲譽和發(fā)展，信息化建設必須將教學質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)、學生評教系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等有機的整合起來，實現(xiàn)質(zhì)量管理的精細化過程控制。

    6．基于信息化的精細化組織管理

    其目的是通過建立各級職能部門成員個人信息庫， 實現(xiàn)部門的人力資源科學管理。 精細化組織管理除了解決人員招聘、培訓、考核層面的操作問題。同時從組織管理的角度， 通過個性化管理， 保障高校各級職能部門的戰(zhàn)略與執(zhí)行， 提升各級職能部門的核心能力。實現(xiàn)全過程管理。此外，利用信息化手段，充分共享全校數(shù)據(jù)，建立教職工數(shù)字檔案系統(tǒng)、領(lǐng)導干部信息系統(tǒng)等，提供各維度的統(tǒng)計分析，及時為科學決策提供服務。

    四、小結(jié)

    高校管理精細化的意義主要在于：（1）有利于降低成本費用，提高包括人力資源、物質(zhì)資源、金融資源、信息資源和關(guān)系資源等的利用率；（2）有利于科學決策、系統(tǒng)規(guī)劃，使高校的決策和計劃周密、正確、準確無誤；（3）有利于提升執(zhí)行力、增強執(zhí)行效率，能夠解決目前高校普遍存在的執(zhí)行力薄弱、執(zhí)行不到位的問題。

    當前，數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)已使高校管理向管理技術(shù)發(fā)展。作為一種基于管理技術(shù)出現(xiàn)的精細化管理思想，針對執(zhí)行中出現(xiàn)的新問題，實施再分析、再完善、再總結(jié)、再提高，做到循環(huán)遞進，螺旋上升，最終形成持續(xù)不斷創(chuàng)新的工作機制，所以，高?；谛畔⒒木毣芾肀貙⒋蟠筇嵘诵母偁幜Γ粩嚅_創(chuàng)美好未來。

   （作者單位：寧波大學）